نظاره گر پیشرفت کسب و کار خود باشید ، وقتی اسپیناس وب جرئی از تیم شما می شود

چگونه برای طراحی سایت یک RFP بنویسید؟

مقاله امروز ما در طراحی سایت اسپیناس وب با موضوع چگونه برای طراحی سایت یک RFP بنویسید؟ برای کاربران می خواهیم توضیحاتی بدهیم تا بتوانند یک RFP خوب برای طراحی سایت بنویسند؟

شما در این مقاله خواهید دانست چگونه یک RFP برای طراحی سایت یا طراحی سایت مجدد بنویسید. یک RFP چیزی است که آژانس ها برای ارزیابی پروژه خود استفاده می کنند و سپس پیشنهاد خود را به شما ارائه می دهند. در طراحی سایت اسپیناس وب ، ما تعداد زیادی RFP از شرکت های کوچک و بزرگ دریافت می کنیم. برخی از این RFP بسیار خوب هستند و برخی بسیار بد هستند در مورد این RFP ها صحبتی نخواهیم کرد و برای شما بیان می کنیم که چگونه یک RFP برای وب سایت شما تهیه کنید و پس از آن هرچه RFP شما بهتر باشد پیشنهاد شما دقیق تر بررسی می شود.

how-to-write-a-website-design-request-for-proposa

چگونه یک RFP خوب بنویسید؟

هنگامی که شما به یک وب سایت نیاز دارید اولین کاری که انجام می دهید یک درخواست پروپوزال طراحی مجدد وب است. RFP های خود را به شرکت های مختلف ارسال می کنید (همیشه برای طراحی سایت یک ایده خوبی است که برای این که آن ایده را پیاده سازی کنید) .

پس از این که درخواست خود را ارسال کردید شرکت ها برای درخواست شما در ارتباط با زمینه کار ، جدول زمان پیاده سازی و هزینه طراحی وب سایت را مشخص می کنند. به طور معمول این درخواست با یک تماس تلفنی کوتاه و یک جلسه پرسش و پاسخ دنبال می شود.

RFP وب سایت شما ، به عنوان یک شریک بالقوه تجاری است که می توانید در مورد آن فکر کنید. هنگامی که RFP عالی است که مرحله ای برای یک همکاری عالی است.

یک RFP عالی بسیار روشن ، مختصر و مستقیما به نقطه هدف اشاره دارد. در حقیقت بسیاری از RFP هایی که ما دریافت می کنیم هیچ کدام از اصطلاحات فنی در آن ذکر نشده است و به صورت صحبت های روزانه است.

اگر شما می دانید چه اقدام هایی می خواهید استفاده کنید آنها را به صورت لیست برای شرکت های ارسال کنید اگر هم نه ، کلا آن را فراموش کنید و تمامی کارهای خود را به دست آژانس طراحی سایت بسپارید.

بیایید یک گزارشی درست کنیم:

RFP ها لازم نیست بسیار طولانی و خسته کننده باشد. در واقع این کسب و کار شما است که در مورد آن صحبت می کنید احساس راحتی کنید و به صورت یک موضوع جذاب به آن نگاه کنید. در اسپیناس وب ما در مورد RFP می دانیم بنابراین به جای قانون ، از ما به عنوان دستورالعمل های نقطه شروع استفاده کنید. به آن ساده بنگرید و در مورد هر بخش و قسمت آن فکر کنید و لذت ببرید و در پایان ما برای آینده کسب و کار شما چیزی جدید ایحجاد می کنیم که هیجان زده شوید!

در اینجا طرح RFP باید شامل موارد زیر باشد:
خلاصه

1.  پیشینه شرکت
2. اهداف اصلی
3. محدوده پروژه و تحویل
4.  نقشه سایت
5.  تایم لاین و نقاط عطف
6. الزامات کاربردی و فنی
7. بودجه
8. معیار انتخاب
9. در ادامه هر یک از موارد فوق را به طور مفصل شرح خواهیم داد.

how-to-write-a-website-design-request-for-proposa

1. خلاصه

اگر از موضوع نوشتن مطمئن نیستید، اولین چیزی که باید شروع کنید خلاصه پروژه شماست . این باید مقدمه ای برای شرکت شما و دلیل ارائه RFP شما باشد. از کاربران بالقوه خود بگویید چه چیزی آنها را امیدوار می کند تا آنها را انجام دهید که رفع هر گونه مشکل کاربران با سایت فعلی شما مواجه می کند رفع شود. در اینجا یک نمونه خلاصه RFP برای مثال است:

مثال : نام شرکت ما INTEC است که زمینه کاری ما به آپدیت کردن نرم افزارهای شرکت ها و سازمان ها است. ما به دنبال اصلاح وب سایت هستیم چون که کاربران به ما گزارش می دهند که به دنبال هر چیزی که می گردند نمی توانند در وب سایت ما پیدا کنند.
چرا این موضوع مهم است : بخشی از درخواست شما برای پروپوزال ما را به نقطه ای می رساند به همین دلیل به کاربران پیشنها می شود پروپوزال را برای شما ارسال کند.

2. پیشینه شرکت

ارائه یک تاریخچه مختصر از شرکت شما لازم است. به کاربران خود می گویید چه کسانی هستید؟ چه صنایعی در آن فعالیت می کنید؟ مخاطبان و کاربران شما را توصیف می کنند؟ همچنین کمک می کند تا آژانس بالقوه خود را بشناسند که چه کسانی هستند؟ آیا شما یک هماهنگ کننده در بازار هستید؟ کلیدی ترین نکته همین جا است که شما قدیمی ترین و قوی ترین شرکت هستید که در حال ظهور در اینترنت هستید.

مثال : در شرکت INTEC مشتریان آنها را انتخاب می کنند زیرا آنها خدمات با کیفیتی را دارند. آنچه آنها را از رقبای خود می کند این است که در صنعت خود با 30 سال تجربه قدیمی ترین هستند.
چرا این موضوع مهم است: پیشینه شرکت یا سازمان به کاربران و مخاطبان این را القا می کند که پروژه خود را به چه کسی بدهند و اولین نشانه برای تایید آن شرکت است.

3. اهداف اصلی

در RFP هایی بزرگ هستند که در مورد مشکلات شما و کاربران به طور مختصر و روشن صحبت می کنید. تمرکز خود را برروی آنچه می خواهید در سایت جدید خود انجام دهید بگذارید. سعی کنید مشکلات را در یک یا دوجمله محدود کنید با این جملات می توانید مشکلات خود را تشخیص دهید و شروع کنید.
نکته های حرفه ای: ” از وب سایت جدید خود به عنوان یک کاتالیزور برای اهداف کسب و کار خود استفاده کنید و در مورد آنچه که باید انجام دهید و در مورد اینکه شما قدیمی هستند فکر کنید”

مثال : هدف اصلی ما برای وب سایت شما افزایش جذب کاربر و تعامل کاربران با طراحی آن است. برخلاف وب سایت فعلی ، وب سایت جدید شما باید کاربران به راحتی و کارآمد تر برای خرید محصولات توسط کاربران ارائه دهد و همچنین باید پاسخگوی کاربران نیز باشد.

چرا این موضوع مهم است: اولویت بندی اهداف، مهم ترین کاری است که شما در پروژه انجام می دهید. بنابراین ما دقیقا می دانیم چه چیزی شما را از این تعامل با کاربر خارج می کند. مشخص کردن اهداف عالی خود در ابتدا راه می تواند شانس شما را برای موفقیت در وب سایت جدید افزایش یابد.

how-to-write-a-website-design-request-for-proposa

4. محدوده پروژه و تحویل

در این مرحله از نوشتن RFP شما باید به دنبال خدمات خاصی باشید. در اسپیناس وب پروژه های ما در گستره وسیعی قرار دارد. بعضی از شرکت ها نیاز به یک وب سایت جدید دارند. در حالی که برخی دیگر به تولید ویدئو و برند تجاری نیاز دارند. همانطور که می دانید پروژه های با دامنه و محدوده متفاوتی وجود دارند و نتایج حاصل از آنها باهم متفاوت خواهد بود. در زیر چند نمونه از آنچه که انتظار دارید را برای شما بیان می کنیم:

• مدیریت پروژه
• برنامه ریزی UX / UI
• طراحی گرافیک
• توسعه فرانت اند
• توسعه بک اند
• سئوی داخلی
• استراتژی محتوا
• تست و تضمین کیفیت
• کمپین های PPC
• سیستم مدیریت محتوا
• کپی رایت / محتوا
• هویت بصری
• موقعیت برند
• بازاریابی
• تولید ویدئو
• عکاسی

اگر شما در خواست یک پروپوزال برای وب سایت دارید این انتظار می رود نتایج شامل طرح ها و فریم ها باشد یا این که اگر پروژه یک هویت بصری دارد این انتظار می رود که نتایج ارائه شده در قالب های فایل PSD یا AI باشد.

بنابراین ما می دانیم شما چه انتظاری از ما دارید.
نکته های حرفه ای: شما باید بدانید چه چیزی را براساس پروپوزالی ارسال شده از طرف مقابل می خواهید. و از سرویس دهنده بخواهید ساعتی را به شما اختصاص دهد.

مثال: ما یک ویدئو 60 ثانیه ای برای توضیح در مورد وب سایت شما می خواهیم و همچنین هویت های بصری مثل لوگو ، سربرگ های و یا کارت ویزیت را می خواهیم تا با کار شما آشنا شویم.

پرا این موضوع مهم است: برای مشخص شدن مدت زمان پروژه شما ، ما در نظر گرفتن این که چه وظایفی داریم تکمیل می شود. یک نرخ ساعتی را براساس بهترین زمان تخمین به پروژه های قبلی اعمال خواهد شد. داشتن این اطلاعات به شما این اطمینان را می دهد که بهترین پروپوزال را برای وب سایت شما داشته باشیم.

how-to-write-a-website-design-request-for-proposa

5. نقشه سایت

وب سایت شما سازمان شده برای کاربران است تا دسترسی به دنبال هرچه هستند به راحتی پیدا کند. سایت مپ شما در واقع فهرست مطالب وب سایت شما است. لیست کردن چه صفحاتی می خواهید و در مورد چگونگی حرکت کاربر از طریق سایت فکر کنید. کاربران شما باید بتوانند به سرعت و به آسانی اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کند. اگر نتوانند سایت را ترک خواهند کرد. تجربه کاربر UX یک عامل کلیدی در کارآیی وب سایت شماست.

نکته حرفه ای: ” بدون داشتن استراتژی UX ، محصولات دیجیتالی احتمالاً به شکست می انجامد. این واقعیت ساده ای است.”
تخمین تعداد صفحاتی که فکر می کنید در وب سایت شما نیاز دارید می تواند نقطه شروع خوبی باشد به عنوان مثال صفحات درباره ما ، تماس با ما و خدمات. اگر مطمئن نیستید چه صفحاتی نیاز دارید! نگران نباشید اجازه دهید این کار را برای شما انجام دهید.
مثال :

• صفحه اصلی
• درباه ما
• خدمات
• طراحی سایت فروشگاه
• بلاگ
• تماس با ما

چرا این موضوع مهم است: تجربه کاربر UX یکی از مهمترین اجزای هر پروژه دیجیتالی است. ما از این اطلاعات برای تعیین تعداد صفحات سفارش شما در وب سایت استفاده می کنیم.

6. تایم لاین و نقاط عطف

بخش زمان بندی RFP در پروژه شما انجام می شود اگر در تاریخ خاصی پروژه خود را می خواهید آن تاریخ می تواند برای تکمیل وب سایت یا برند تجاری شما باشد. این امکان را به شما می دهد تا فهرست زمانبندی برای آن داشته باشید و نقطه عطف مهمی در پروژه شما باشد مانند راه اندازی صفحه محصول جدید یا کمپین تبلیغاتی.
نکته حرفه ای: ” مدت زمان برای آماده سازی مقدمات ، طراحی و توسعه وب سایت سفارشی طول می کشد. باید توجه داشته باشید.”
مثال : مدت زمان تحویل پروژه 30دی ماه است در حالی که ما در یک دی ماه در کنفرانس سالانه صنعت خود شرکت کنیم و می خواهیم در مدت زمانی صفحه اصلی به پایان برسد تا این زمان امکانپذیر است!
چرا این موضوع مهم است: اولا وب سایت شما باید UP شود اولین گام مهم در ایجاد وب سایت است که در مقابل آن انتظارات شما نیز برآورده شود. در برخی موارد طرف مقابل برای تکمیل پروژه دارد و با قیمت اضافی این کار را برای شما انجام می دهد.

7. الزمات کاربردی

الزامات کاربردی به احتمال زیاد بخش جزئی ترین RFP وب سایت شما خواهد شد. لیست هر گونه از الزامات فنی وب سایت شما باید پردازش پرداختی ، استخدام و یا ورود کاربر به سیستم داشته باشد.
نکته حرفه ای: شما مجبور نیستید به تمام الزامات فنی پاسخ دهید. اما مطمئن باشید شامل مواردی باشد که انجام می شود.”

آیا شما در حال فروش محصولات هستید؟ اگر چنین است از چه راهکار برای تجارت الکترونیک استفاده می کنید؟ چه توصیه هایی برای فروش را دنیال می کنید؟ آیا شما یک سیستم مدیریت محتوا دارید مانند وردپرس یا دروپال؟ اگر می خواهید از یک CRM مانند hubSpot که یک سرویس بازاریابی ایمیل مانند MailCaimp است استفاده کنید! اینجا سوالاتی از شما پرسیده شد که می توانید این موارد را با ما در میان بگذارید.

برای افرادی که فنی هستند سعی کنید تا حد ممکن جزئیات از لحاظ عملکرد ارائه دهید. داده ها را از منابع خارجی به دست آورید. مطمئن شوید این انتقالات برای داده ها انجام شده است. مثلاً اگر API وجود دارد آیا مستندی برای آن وجود دارد؟ به سوالات بین شما و شرکت طراح پاسخ دهید تا پروژه به طور درستی پیش رود.

مثال : وب سایت شما باید قادر به فروش محصولات باشد و در نقشه های گوگل ، موقعیت فروشگاه نیز مشخص گردد. بخش های مختلف وب سایت در Espinashost میزبانی می شود.
چرا این موضوع مهم است : این یکی از مهمترین عوامل در ارزیابی محدوده زمانی و قیمت از دیدگاه شرکت طراح خواهد بود. بعضی از راه حل ها نیاز به ساعت کمتری برای ارائه دارد. در صورتی که برخی راه حل های دیگر نیاز به منابع گسترده ای دارد که در طراحی API های سفارشی برای ایجاد برنامه های کاربردی نیاز به نرم افزارهایی است . بازهم شما نیاز دارید که RFP را روشن و مختصر ارائه دهید طرح دقیق تر پروپوزال می تواند پروژه شما را دقیق تر کند.

8. بودجه

بله، نامه درخواست شما باید شامل بودجه هم باشد. بودجه شما شبیه تلاش برای خرید خانه ای است بدون اینکه بودجه ای را برای کارگزار ارائه دهید . اگر می خواهید یک خانه بخرید و بودجه شما 150میلیون تومان است کارگزار شما می تواند چندین خانه با این بودجه برای شما پیدا کند.
نکته حرفه ای: ” این کسب و کار شما است ، اگر شما در مورد پول صحبت نمی کنید احتمالا در آن جدی نیستید”
تصمیم بگیرید که چه چیزی برای شما مهم است. یک گزینه ای است که کمترین هزینه را دارد یا یکی از مواردی با بودجه شما بیشترین ارزش را دارد. با ارائه بودجه این اجازه را می دهد با مناسب ترین راه حل براساس محدوده زمانی ، اهداف و غیره برنامه ریزی شود. مثلا شما برای خرید خانه می توانید محدوده قیمت بین 100 تا 150 میلیون تومان در نظر بگیرید و آن را خریداری کنید اما آنچه از سود بین این دو مبلغ باهم متفاوت خوهد بود.

شما باید یک رنجی را برای قیمت ارائه دهید. اگر به دنبال خدمات اضافی مانند پشتیبانی و گارانتی یا سئو هستید بودجه این خدمات را جداگانه در نظر بگیرید.
نکته حرفه ای: ” دریافت واقعی در مورد آنچه به دنبال آن هستید به شما این مزیت را می دهد که شرکت طراح چه پیشنهادی را به شما ارائه کند.”

به وب سایت خد به عنوان یک سرمایه گذاری بنگرید. هر آژانس معتبر به شما در مورد نحوه استفاده بیشتر از بودجه را توصیه می کند و با شما مشورت خواهد کرد تا برای بازگشت سرمایه گذاری به حداکثر خود برسد.

مثال: بودجه وب سایت جدید شما بین 8 تا 10 میلیون است بودجه برای نگهداری و پستیبانی آن سالانه 6 میلیون خواهد بود
پرا این موضوع مهم است: شما لازم نیست وقت خود را با آژانس هایی که در محدوده بودجه شما نیستند هدر دهید. صادقانه در مورد بودجه خود صحبت کنید و اجازه دهید آژانس در مورد اولویت های شما نیز صحبت کند شفافیت در این موضوع خیلی می تواند کمک کند.

9. معیار انتخاب

در اینجا شما به سادگی معیار هایی برای انتخاب شرکت طراح می توانید از آن استفاده کنید. چیزهای دیگری که در اینجا ذکر می کنیم نیز مهم است: تخصص آژانس ، قابلیت ها ، نمونه کارها ، پروژه های مربوطه ، میزبانی و هاست و غیره…
مثال: انتخاب ما براساس تجارب آژانس ، پروژه های مربوطه و براساس طراحی انجام خواهد شد.
چرا این موضوع مهم است: یک آژانس ممکن است تخصص بیشتری در یک صنعت داشته باشد و همچنین در تجارت الکترونیک تجربه نیز داشته باشد. در مورد آنچه که تصمیمتان براساس آن است پیش بروید تا آژانس مناسب برای شما را انتخاب کنید.
چه اتفاقی افتاده:
خودشه ، ما شما را با آنچه برای نوشتن RFP است آشنا کردیم حالا شما می دانید چه کارهایی را برای داشتن یک وب سایت جدید انجام دهید.